MIA DMS - insight

MIA DMS - pracovné postupy

a.k.a. WorkFlows

(ďalej len "PP")

Čo sú pracovné postupy (PP)?

Funkcionalita pracovných postupov (ang. Workflows) umožňuje organizácii podporiť projektové riadenie spoločnosti. V rámci pracovného postupu je definované čo, kto a kedy má spraviť, pričom sa dodrží vopred definovaná následnosť krokov.

MIA DMS definuje dve možnosti spustenia pracovných postupov:

· Pracovný postup spustiteľný nad dokumentom

· Pracovný postup spustiteľný nad priečinkom

Prvý typ pracovného postupu umožňuje vykonávať operácie nad dokumentom, ako napríklad jeho presúvanie, dopĺňanie metaúdajov, zmeny typu dokumentu, editácia (napr. docx dokumenty), podpisovanie a pod. Charakteristický je napr. schvaľovací proces faktúry alebo zmluvy, kedy sa k dokumentu potrebuje vyjadriť jeden alebo viacero schvaľovateľov.

Druhý typ pracovného postupu umožňuje generovanie dokumentov vo formáte .docx alebo .pdf z preddefinovaných šablón, ich ukladanie a prácu s uloženými metadátami v rámci pracovného postupu. Tento typ pracovného postupu ukladá priebežne zadané metaúdaje a používa ich v ďalších krokoch.

Typické použite je napríklad pri riadení procesu získania zákazky, kedy nie je potrebné v každom dokumente osobitne vypĺňať už raz použité údaje ako napr. názov spoločnosti, adresa sídla, IČO a pod.

Základné informácie k PP

Vytváranie a editácia pracovného postupu je umožnená používateľovi s ADMIN právami. Bežný používateľ môže pracovné postupy "len" spúšťať (pri editácii PP sa definuje, ktorá skupina používateľov má práva na spustenie daného PP).

Pre lepší prehľad sa pri vytváraní a editácii PP používa mapa procesu (viď obrázok dole), ktorá vizualizuje následnosť jednotlivých krokov a ich vzájomné vzťahy.

PP môže pozostávať od jedného kroku resp. úlohy až po desiatky a stovky úloh. Všetko je plne nastaviteľné podľa potreby organizácie, prípadne požiadavky majiteľa procesu.

DMS pri vytváraní automaticky kontroluje a validuje PP tak, aby admin, ktorý pripravuje daný PP vedel, či je tento spustiteľný. Ak DMS nájde chybu, ktorá bráni spusteniu PP, upozorní admina na nedostatky a prípadné chybné kroky aj označí.

Každý PP musí mať definovaný prvý krok (do ktorého je počas behu PP možné sa vrátiť) a po logickej línii priebehu PP musí obsahovať tzv. konečný stav, t.j. stav, kedy celý PP skončí.

Úloha pracovného postupu

Samotný pracovný postup je tvorený úlohami, ktoré obsahujú rôzne komponenty a vlastnosti. Pri definovaní každej úlohy môže admin nastaviť nasledovný parameter:

ČO sa má spraviť. Definuje sa názov úlohy, ktorá ma byť vykonaná, pričom sa môže:
pridať jednoduchý popis zadania (vstavaný WYSIWYG editor umožňuje zadať formátovný text, odkazy na iné stránky, obrázky....)
definovať sa šablóna, z ktorej má byť vygenerovaný PDF alebo DOCX dokument (v prípade PP nad priečinkom)
požiadať/vynútiť vloženie súboru od nadobúdateľa úlohy (napr. výkazu, certifikátu, osvedčenia.... )
vynútiť pri spracovaní úlohy verifikácia nadobúdateľa heslom

KTO má danú úlohu realizovať:
používateľ alebo viacero jednotlivo určených používateľov (napr. pri schvaľovacom procese)
skupina používateľov (tzv. autorita), alebo viacero autorít (napr. pri povinnom školiacom materiáli)
inciátor pracovného postupu (napr. pri žiadosti o dovolenku sa úloha zobrazí samotnému žiadateľovi - viac pribudne v sekcii prípadové štúdie)
dynamicky generovaný nadobúdateľ, podľa tzv. vlastností PP (bližší popis pribudne v sekcii prípadové štúdie)
ak nie je definovaný nadobúdateľ úlohy, tento sa určuje pri spustení PP (ak napr. pri druhej úlohe v PP nie je dané, kto má úlohu spracovať, presne na túto úlohu sa DMS opýta pri spustení PP)
ak je definovaných viacero používateľov (či už jednotlivcov alebo skupina), je možné určiť, či majú danú úlohu spracovať všetci, alebo stačí ak danú úlohu spracuje jeden z nich
DOKEDY sa má úloha spracovať (definuje časový rámec a v prípade, že úloha nie je spracovaná je výrazne označená v tabuľke úloh na spracovanie každému nadobúdateľovi)
ODKLAD spustenia pracovnej úlohy (napr. pripomenutie sa klientovi, vyžiadanie dokumentácie a pod.). Ak je odklad spustenia prac. úlohy požadovaný (checkbox) a zároveň nie je definovaný na aspoň 1 minútu, nastavuje odklad používateľ, ktorý PP spúšťa, pričom pri spustení môže nastaviť dve hodnoty:
O KOĽKO (dní, hodín, minút) sa má úloha odložiť, alebo
DO KEDY (dátum a čas) sa má úloha odložiť
PRIORITA spracovania úlohy, ktorou sa definuje farebné zobrazenia v rámci tabuľky úloh na spracovanie
NOTIFIKÁCIA e-mailom, ktorý bude odoslaný všetkým nadobúdateľom úlohy (pričom e-mail je vo formáte HTML, čiže je vizuálne upraviteľný pomocoou WYSIWYG editora)
SCRIPT úlohy, t.j. vložiť Python skript, ktorý sa vykoná na pozadí a autimatizovane, pričom tento skript vie pracovať s vlastnosťami PP
tzv. pripnutie AUDITu, t.j. podpisovej stránky k PDF dokumentu, ktorá obsahuje informácie (kto, kedy, v akom pracovnom postupe, v akej úlohe, s akým výsledkom, na akej doméne) o splnení úlohy spolu so signature hash-om (jedinečný kľúč sa nachádza v configurácii každej inštaláce DMS). Samotná podpisová stránka obsahuje logo spoločnosti a názov (title) používaného DMS.
STAV ÚLOHY, aspoň 1 stav musí byť definovaný, tento stav zvolí používateľa po spracovaní úlohy a pomocou tohto stavu sa proces prepája s ďalšími krokmi (viď obrázok). V rámci stavu úlohy admin môže defnovať, čo sa má udiať (podľa typu PP):
ak sa jedná o PP nad dokumentom, definuje sa prípadné presunutie dokumentu do iného priečinka
ak sa jedná o PP nad priečinkom a predmetom úlohy je generovanie dokumentu, určí sa kam sa má vygenerovaný dokument uložiť a prípadne sa určí jeho názov (buď staticky, alebo pomocou vlastností PP)
ak sa jedná o PP nad priečinkom a predmetom je vloženie dokumentov, určí sa priečinok, kam sa majú predmetné dokumenty uložiť

Generovanie dokumentov – šablóny

Funkcia generovania dokumentov zo šablón umožňuje automatické vytváranie dokumentov v rámci preddefinovaných pracovných postupov (PP) nad priečinkami. Šablóna je dokument vo formáte DOCX (Microsoft Word), ktorý môže obsahovať formátovaný text, tabuľky, obrázky, vodotlač a ďalšie prvky.

Táto funkcionalita prináša viacero výhod pri optimalizácii vnútrofiremných procesov, napríklad:

Správa zmluvnej dokumentácie – Zamestnanec môže vytvoriť zmluvu zo šablóny bez možnosti úpravy jej obsahu, čím sa zabezpečí jednotnosť dokumentov.
Automatické generovanie opakujúcich sa dokumentov – Systém si „pamätá“ predtým zadané údaje, čím uľahčuje pravidelné vytváranie dokumentov.
Viackrokové generovanie dokumentácie – Pri tvorbe viacerých prepojených dokumentov (napr. žiadosť → ponuka → zmluva → plán auditu → správa z auditu → certifikát) stačí zadať údaje, ako sú názov firmy, IČO, kontaktná osoba alebo značka klienta, iba raz. Systém ich následne automaticky prenesie do všetkých relevantných dokumentov.

Jednoduchá príprava a úprava šablón

V šablónach sa používajú tzv. placeholdery, čo sú značky nahradzujúce konkrétne údaje. Sú označené symbolom ${}, pričom obsahujú názov vlastnosti dokumentu, ktorú chceme automaticky vložiť. Vďaka tomu sa placeholdery jasne odlišujú od bežného textu. (príklad jednoduchej šablóny)

Úprava šablón je rovnako jednoduchá ako editácia bežného Word dokumentu, vďaka čomu je možné ich kedykoľvek prispôsobiť podľa aktuálnych potrieb.